CIENCIAS DE LA INFORMACIÓN

 

Sistema de gestión de la información para la Red Municipal de Bibliotecas de El Alto

 

 

Hilda Zapana Calderón

Salomón Monasterios Calzada

 

 

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Bolivia carece de Redes de Bibliotecas públicas-escolares y Municipales estructuralmente organizadas, bajo este punto, el presente trabajo tiene el objetivo de socializar y compartir algunas inquietudes en torno al muy debatido tema de Redes de información y su estructura organizacional.

El proyecto nació, gracias a una experiencia de trabajo, desarrollado con la consultoría "Servicios de Información Consultores Zelaya-Salinas y Asociados. S.R.L.". Este hecho nos permitió conocer el desenvolvimiento de la Red Municipal de Bibliotecas de El Alto y sus debilidades. Bajo esta necesidad inmediata, conformamos un equipo para presentar el proyecto "Diseño de un Sistema de Gestión de Información para la Red Municipal de Bibliotecas de El Alto ", el mismo que a continuación desarrollamos.

 

Algunos elementos para comprender

El Sistema de Gestión de Información (SGI), bajo el enfoque sistémico, permite aumentar la productividad del trabajo (intelectual y lógico) mediante un adecuado análisis de las necesidades de información internas y externas La autora Barrios Fernández (2002), sintetiza su definición expresando: "es el conjunto de políticas y normas relacionadas entre si, que se establecen para el acceso y tratamiento de los recursos de información..." (p. 4).

Bajo este conocimiento adoptamos el SGI para que las bibliotecas, como miembros de la Red, gestionen los recursos de información mediante la propuesta operativa que consiste en la: configuración y estructura orgánica de la Red; manual de funciones; normalización de las técnicas bibliotecalógicas y la capacitación del personal. La aplicación de estos instrumentos operativos permitirá brindar información adecuada y oportuna para la toma de decisiones adecuadas.

 

Red

Dar una definición precisa de lo que es Red ocasiona confusión sin embargo enunciamos de la siguiente manera.

La Red es el conjunto de unidades de información que interactúan y operan entre si, bajo acuerdos interinstitucio­nales "...actúa bajo el principio de la coordinación de centros que, por delegación, se invisten de determinada responsabilidad y comparten una serie de elementos para alcanzar algún fin en común" (López Yépez, 1998, p.150).

Se puede comprender que una Red de Bibliotecas plena (cualquiera sea el tipo) esta conformada por dos estructuras: estructura organizacional y estructura técnica.

La primera hace ahínco a la organización de la Red, es decir: quienes conforman, que tipo de Red es, como está organizado el personal, que instrumentos operativos utilizan para la gestión, sin tener que necesariamente utilizar la tecnología; la segunda hace referencia a la utilización de las tecnologías (tableado, topología, funcionamiento geográfico por niveles) empleado a la, Red de área local (LAN), Red de área metropolitana (MAN), Red de área amplia (WAM), Red que abarca la totalidad del mundo). (Hayden, 1995, sp.)

Estas redes integran prácticamente todos los tipos de computadoras y servicios operacionales, sin embargo el equipo hace hincapié a la estructura organizacional.

 

Características del diseño de Sistema de Gestión de Información

La Red Municipal de Bibliotecas de El Alto (REBIMA) responde a las condiciones actuales del Municipio y toma base a tres Redes de información importantes del país por que tiene un nivel de organización técnica y funcional eficiente como optima, además se caracteriza por emplear tecnología de la Red Latinoamericana de Información de la Salud (BIREME), Biblioteca Virtual en Salud y Ambiente (BVSA-BOLIVIA) y también Tecnología de Información y Comunicación para la UMSA (UMSATIC).

Bajo ese enfoque el objetivo de la REBIMA es de compartir recursos de información, estandarizar las políticas y procedimientos entre los Centros Cooperantes, promover la participación de todos los miembros, enlazar entidades similares, diversificar los servicios y productos, unificar los procesos técnicos en toda la Red para abrir canales mas amplios de acceso a la información estos y otros.

 

Estructura de REBIMA.

Las Redes se estructuran de acuerdo a la importancia y necesidades de la organización, el equipo desarrolló la Red descentralizada o en anillo (LAN) la cual permite el crecimiento ilimitado de la Red, sin perder las características con las cuales fueron creadas (ver grafico N° 1).

 

Estructura orgánica de REBIMA

La importancia estriba en que los centros cooperantes estén organizados, ya que sin la organización son pasivos y la intención es que sean activos simultáneamente, para desarrollar actividades fortalecedoras en beneficio de la Red como de los usuarios, cuando la Red no es proactiva caemos en la entropía de sistema.

La Red se encuentra organizada de la siguiente forma: Comité Ejecutivo, Comité Técnico, Departamento Técnico de la Red y las Comisiones, las cuales desarrollarán una serie de actividades. (Ver gráfico 2).

 

ORGANIGRAMA DE LA ESTRUCTURA FUNCIONAL DE REBIMA

 

Comité Ejecutivo

Es un requerimiento para el desarrollo eficiente y sostenible en la adopción y operación de la Red, para representar su validación en la sociedad. Este comité esta integrado por la Junta Vecinal, Junta Escolar, Federación de Padres de Familia (FEDEPAF), Direcciones Distritales (Norte y Sud) como también Director de Museos y Bibliotecas, la Oficialia Mayor de Desarrollo Humano y Cultura.

Las principales funciones entre otras son las siguientes:

Supervisar la organización y planificación para la puesta en marcha de la REBIMA.

Establece los lineamientos editoriales del material a integrar en REBIMA.

Representa a REBIMA ante los organismos locales.

 

El Comité Técnico

Es el más importante en REBIMA por que es la parte operativa que permitirá gestionar eficientemente la Red, se ocupa del desarrollo efectivo las tareas, establece la relación entre las actividades del sistema con el medio externo.

Este comité estará conformado por los nodos representantes que se muestra en el grafico anterior N° 1

Las principales actividades entre otras son las siguientes: (Ver Grafico N° 1)

1 Operacionalizar y Controlar el seguimiento a las distintas actividades asignadas de procesamiento técnico de toda la Red.

2 Apoyo técnico y logístico para la realización del trabajo de las comisiones.

3 Control en el correcto intercambio de información entre los centros cooperantes de la Red.

 

Departamento Técnico de la Red

Un requerimiento elemental para una Red plena, la aplicación de las nuevas tecnologías en la Red es muy necesario, para poder intercambia información y trabajar en línea con los centros cooperantes. La función de este departamento será:

Ejecutar conexiones e instalaciones de la metodología en REBIMA y del software de aplicación y técnica específica a los miembros de REBIMA en los ordenadores.

Implementar las nuevas tecnologías de comunicación.

Realizar el mantenimiento del Software y Hardware en REBIMA.

 

Las Comisiones

Las comisiones trabajaran para el desarrollo de la Red, conformados por cinco miembros los cuales saldrán elegidos de las tres subredes, estas comisiones estarán dirigiendo cierta actividad, y serán supervisados por el representante del comité técnico.

La comunicación se realizará mediante asambleas, reuniones eventos

 

Manual de organización y funciones en REBIMA

El manual es un instrumento indispensable, por que a través de ella el personal se organiza y realiza las actividades sistemáticamente y eficientemente a favor de la organización como su desarrollo personal. El Sistema de organización de REBIMA es lineal y funcional con dirección Vertical su estructura de organización es jerárquica (superior, dirección, unidad especial de coordinación).

El perfil de cargo, tiene las siguientes capacidades: Capacidad personal, capacidad técnica, competencia de gestión, competencia social y competencia estratégica. La descripción de cargo tiene las siguientes particulares: Datos generales, objetivos específicos, documentos que norman al cargo, relación de cargo externo e interna.

La normalización en una unidad de información es necesaria por que permite el intercambio de la información y además se puede conectar con otras Redes locales, nacionales e internacionales.

Metodología.- El equipo propone utilizar una metodología común para la descripcion bibliográfica en las unidades de información, para la administración técnica del sistema con control de calidad de CEPAL, que esta a disposición de cualquier especialidad.

Software (programas).- Por el amplio conocimiento del equipo, se ha decidido utilizar la plataforma ISIS, que consiste en la aplicación de soporte informático, para la creación de bases de datos, almacenamiento de información e impresión de fichas catalográficas que será de 12.5 X 7.5.

 

Capacitación de los recursos humanos, en REBIMA.

La Capacitación constante del personal, es indispensable en cualquier organización, ya que depende de ellos el éxito o el fracaso de la organización, es así que REBIMA para manejar eficientemente la gestión de las unidades de información, realizara la capacitación, de manera de que el personal sea capaz de implementar en la biblioteca los procesos técnicos bibliográficos normalizados y estandarizados a nivel mundial. Bajo esa lógica, se establece las siguientes modalidades de capacitación: a) En procesos técnicos; b) En automatización de la información; c) Manejo y gestión de la información.

El personal tendrá conocimientos básicos para utilizar las herramientas y los sistemas de información, con los cuales será posible sistematizar y recuperar la información de forma ágil, pertinente y relevante.

La capacitación se realizara con personal profesional bibliotecólogo de la carrera de Bibliotecología y Ciencias de la Información, los que se encuentran mas dotados para proporcionar más ampliamente el conocimiento sobre la gestión de información.

Para finalizar, esta estructura organizacional de Red planteada, como modelo, puede aplicarse a cualquier unidad de información (Archivos, museos, centros de documentación) por que permite conocer como esta organizado, quienes participan, y que tipo de Red es, además permite el trabajo en equipo simultáneamente.

Actualmente una unidad de información, no puede hacer frente a la masa de información que se genera día a día ni tampoco a las nuevas exigencias y nuevas tecnologías, en ese entendido es necesario crear Redes de bibliotecas, de manera que se puede implementar la Red Técnica, aunque conlleva otro proyecto.

 

Bibliografía.

BARRIOS, N.

(2002) [material de apoyo en notas para el estudio de gestión de información y del conocimiento]. Diplomado en gestión de información y documentación en las organizaciones. Habana, Cuba: s. e.

HAYDEN, M. (s.f.).

Aprendiendo Redes. s.l.: s.e.

LOPEZ Y, J. (1998)

Manual de Biblioteconomía Y documentación. Madrid, s.e.

MONASTERIOS C, S. y ZAPANA C, H. (2006).

Diseño de un Sistema de Gestión de Información para la Red Municipal de Bibliotecas de El Alto. Proyecto de grado no publicada, Universidad Mayor de San Andrés.