INVESTIGACIÓN

 

El asociacionismo de los archivistas

 

The associationism of the archivists

 

 

Luis Fernando Jaén García*
* Oriundo de Sardinal, Carrillo, Guanacaste, Costa Rica. Diplomado en Archivo Administrativo, Bachiller en Bibliotecología con énfasis en Ciencias de la Información, Bachiller y Licenciado en Historia por la Universidad de Costa Rica. Doctor en Documentación por la Universidad Carlos III de Madrid, España. Académico de Número de la Academia de Geografía e Historia de Costa Rica, 2010. Académico Correspondiente de la Academia de Geografía e Historia de Guatemala, 2012. De 1993 a 1997, jefe del Archivo Central de la Corporación Fischel. De 2002 a 2007, jefe del Departamento Archivo Histórico del Archivo Nacional. De 1995 a la fecha, profesor Catedrático en la Sección de Archivística de la Escuela de Historia, Universidad de Costa Rica. Autor de los libros "El Sistema Nacional de Información Archivística como modelo de unificación de archivos, publicado en 2006"; "Bibliografía Archivística Costarricense 1883-2010", publicado en 2013. Ostenta la autoría de 32 artículos científicos sobre diversos temas en materia archivística, publicados en diferentes revistas especializadas de Argentina, Colombia, Costa Rica, España, México y Perú. Conferencista sobre diferentes tópicos archivísticos en Argentina, Chile, Colombia, Costa Rica, México, Panamá, Puerto Rico, Uruguay. Correo electrónico jaen66@hotmail.com

 

 

---

Resumen

Se analiza la actuación que deben cumplir las asociaciones de archivistas; asimismo, la importancia de que los archivistas se integren por medio de una asociación profesional. Además, se plantea la función de la junta directiva de una asociación de archivistas y se propone una serie de programas o actividades que pueden implementar.

Palabras clave: Archivistas, asociaciones de archivistas, comisiones de trabajo, integración de los archivistas.

---

Abstract

We analyze the performance to be met archivists associations, also, the importance of archivists are integrated through a professional association. It also raises the role of the board of an association of archivists and proposes a series of programs or activities that can be implemented.

Key words: Archivists, associations of archivists, working committees, integration of archivists.

---

 

 

1. Introducción

El bien común y trabajar por intereses análogos, es una particularidad que ostentan los colectivos sociales. En el ámbito nacional la preocupación por la estabilidad y el bienestar social, económico, educativo y cultural, entre otros, corresponde a los gobernantes o políticos de turno; no obstante, existen otras preocupaciones e intereses particulares o específicos que dan origen a la agrupación de personas bajo una misma filosofía, que bregan por un mismo fin, esto es lo que se conoce como asociacionismo.

El asociacionismo, como fenómeno social, no es una actividad propia de los seres humanos. Dentro del reino animal existen otros grupos que también practican otras formas de integración,

aunque la misión siempre es la misma: la consecución del bien común. Entonces, el asociacionismo surge por el interés de dos o más individuos en congregarse para un fin muy concreto. Por lo tanto, existen asociaciones tan variopintas en razón de los colectivos e intereses presentes. Todas ellas con un denominador común: lograr que sus miembros gocen de una reputación social tal que puedan realizar sus trabajos de manera efectiva. (1)

Por lo anterior, este artículo establece, en primer lugar, una reflexión sobre el papel que requieren cumplir las asociaciones profesionales de archivistas en un contexto amplio, integral y participativo dentro de su ámbito de actuación. En segundo lugar, analiza algunos programas que éstas pueden implementar, con el fin único de fortalecer, dignificar y difundir la función de los profesionales de los archivos.

 

2. Las asociaciones de archivistas

Reza un viejo refrán que la unión hace la fuerza, esa idea de unir esfuerzos para diversos fines es tan antigua como la humanidad misma y, por consiguiente, sus ventajas son evidentes. Sin embargo, para lograr que esa unión se convierta en una cualidad que beneficie a todos, es imprescindible superar las barreras del egoísmo, la envidia, la inercia, el letargo y los intereses particulares, que constituyen el peor enemigo de la integración y consecución de un bien común.

La necesidad de unificación de los archivistas es una realidad que siempre ha estado presente en este colectivo. Muestra de ello es el gran número de asociaciones profesionales de archivistas que existen en el ámbito internacional y la proyección y prestigio que tienen a escala mundial.

Los archivistas como agrupación profesional demandan su integración por medio de una asociación. Con el fin de considerar programas de actuación dentro de un contexto amplio, participativo y en consonancia con las características sociales, culturales, económicas, políticas y tecnológicas del entorno en que están insertas. Entonces, las asociaciones de archiveros nacen, según Alberch i Fugueras,(2) por la perceptibilidad en las organizaciones de los archivos, la sensibilización experimentada en el seno de las instituciones de gobierno y el aumento del número de archiveros con inquietudes profesionales.

Si el fin de las asociaciones varía según el tipo que sea, consideramos que la de archivistas confluye en los siguientes aspectos:

•  Intercambio de experiencias profesionales.

•  Formación continua.

•  Reciclaje profesional.

•  Difusión de los archivos, la profesión y de la Archivística.

•  Debate profesional.

•  Defensa de la dignificación de la profesión.

•  Defensa de los intereses de los archivistas.

•  Evitar el intrusismo en el ejercicio de la profesión.

•  Fomentar la investigación.

•  Asesoría en la organización y reestructuración de los archivos.

•  Cooperación entre archivistas a escalas nacional e internacional.

•  Participación en el diseño de las políticas archivísticas a nivel nacional.

•  Intercambio de experiencias con asociaciones de archivistas nacionales y extranjeras, así como con aquellas relacionadas con el entorno de la información

Las asociaciones profesionales de archivistas tienen que actuar dentro de una plataforma en constante renovación, dinamismo y desarrollo de nuevas ideas; pues este tipo de agrupación tiene que convertirse en la máxima representación de los intereses de sus miembros y de esta manera fomentar el desarrollo y la aplicación de la teoría y la práctica archivísticas y representar la esencia del profesionalismo en este campo.(3)

Las asociaciones deben ser ante todo, un lugar de encuentro y estar abiertas a todos aquellos que quieran asociarse y contribuir en el desarrollo de la misma. Tiene que prevalecer un vínculo de unión y solidaridad y, sobre todo, que prevalezcan los intereses comunes y en beneficio de todos, ante los particularismos, segmentarismo y oportunismos que lo que causan son fricciones y muchas veces la disolución de la asociación. De ahí que la integración entre sus miembros deba ser uno de los principales cometidos para asegurar el bienestar y el progreso profesional de los archivistas.

2.1. La junta directiva de las asociaciones de archivistas

El reconocimiento y prestigio que puede alcanzar una asociación de archivistas vienen dados por la capacidad integradora de los profesionales y, sobre todo, por el desarrollo de proyectos que beneficien al colectivo en su totalidad. Sin embargo, eso no es responsabilidad únicamente de la junta directiva o de unos cuantos miembros, sino de todos y cada uno de los agremiados.

Los integrantes de la junta directiva de las asociaciones, como máximos representantes de ese colectivo, tienen que reunir, en primer lugar, cualidades de liderazgo, comunicación y trabajo en equipo. En segundo lugar, ideas innovadoras, una visión del ámbito en que están insertos y de la actualidad del acontecer nacional e internacional en materia archivística. Deben tener claro cuál es la naturaleza de una asociación de este tipo y el papel que cumple para el desarrollo de los archivistas, los archivos y la profesión.

Los integrantes de la junta directiva deben tener una participación activa y jugar un papel determinante en el apoyo al trabajo de la asociación.

Es evidente que no es cualquier persona la que debe y puede formar parte de una junta directiva, pues esto supone un gran compromiso y responsabilidad: dirigir un gremio para llevarlo a metas muy altas y a buen puerto.

No basta con ganar una elección, con la simpatía o el simple hecho de querer participar en la junta, sino en las cualidades que éstos deben reunir para ser dignos representantes en el ámbito nacional e internacional de los archivistas de un país, de una región o de una especificidad.

La responsabilidad del buen funcionamiento de una asociación de archivistas no debe recaer únicamente en la junta directiva. Esta la conforman todos sus asociados y cada uno de ellos debe tener una participación activa en el diseño y ejecución de propuestas, planes y actividades en beneficio de todos. Asimismo, contribuir activamente en la formulación de estrategias y programas para la consecución de los objetivos planteados y participar en todas las actividades que se programen.

A nuestro juicio, las juntas directivas y los agremiados deben establecer líneas de actuación que asuman los siguientes objetivos:

•  Conciliar los intereses de los archivistas en consonancia con el desarrollo de la profesión y las necesidades de mercado.

•  Hacer de los archivistas un grupo profesional, dinámico, amplio y plural.

•  Propiciar las conexiones con las entidades del Estado y sector privado que tengan relación directa o indirecta con los archivos.

•  Establecer relación con organismos regionales e internacionales competentes al mundo de los archivos.

•  Asentar vínculos de comunicación y cooperación con otras asociaciones homólogas para el intercambio de ideas, experiencias y participación en actividades conjuntas.

•  Asegurar el reciclaje profesional de los archivistas mediante cursos, jornadas, debates, talleres, seminarios, conversatorios, congresos y coloquios, entre otros.

•  Realizar proyectos de difusión, para dar a conocer el papel que cumplen los archivistas y los archivos en la sociedad.

•  Propiciar el desarrollo de la investigación para la generación de nuevo conocimiento científico en el área.

•  Velar por el cumplimiento de la ética profesional de los archiveros.

•  Establecer lazos de comunicación y trabajo con las autoridades archivísticas del país.

Los integrantes de las asociaciones de archivistas, a partir de su participación activa, deben preocuparse por demandar mejores programas, servicios y productos para su crecimiento profesional. Así como la preocupación por el desarrollo presente y futuro de la asociación, dedicando tiempo y trabajo a ésta y, sobre todo, aportar nuevas e innovadoras ideas en beneficio colectivo.

 

3. Comisiones o grupos de trabajo

La junta directiva, como máxima autoridad de la asociación, no debe ni puede centralizar todas las funciones y actividades en dicho cuerpo directivo. Es perentorio que exista una descentralización y delegación de funciones en comisiones o grupos de trabajo, que se pueden constituir a partir de programas que se hayan planificado con antelación.

En cada comisión o grupo de trabajo debe existir un coordinador que será el responsable de la dirección, planificación, control y evaluación de las actividades que les han encomendado. A nuestro juicio, algunas de las comisiones o grupos de trabajo que pueden establecer las asociaciones profesionales de archivistas son las siguientes:

•  Comisión de formación continua.

•  Comisión de venta de servicios.

•  Comisión de ética profesional

•  Comisión de investigación

3.1. Comisión de formación continua

El carácter y complejidad de las labores de los archivistas requiere de una formación reglada bien estructurada que responda a las necesidades del mercado. A su vez, estos profesionales necesitan de una constante actualización o reciclaje, acorde con las últimas tendencias de la Archivística y de otras áreas del conocimiento que le son afines; lo cual se logra mediante la formación no reglada o continua.

La formación no reglada requiere de la participación activa de las asociaciones de archivistas por medio de la comisión de formación. Ante la avalancha de transformaciones tecnológicas que estamos viviendo, el surgimiento de un mar normas y los desafíos del documento electrónico, entre otros, los archivistas tienen que responder a esas nuevas exigencias y requerimientos del mercado.

En consecuencia, los archivistas en ejercicio requieren de un reciclaje profesional que los capacite para afrontar el nuevo orden imperante y las nuevas formas de trabajar en la Sociedad de la Información y Conocimiento. La formación de los archivistas debe estar en constante transformación para abordar de forma positiva y profesional los cambios que exige la sociedad en general.

Las asociaciones de archivistas, como máximas representantes de ese colectivo y como promotoras del reconocimiento de los mismos, tienen que velar porque éstos adquieran una formación que les permita un correcto desenvolvimiento en su proceso laboral.

La comisión de formación debe tener como misión proporcionar la capacitación y reciclaje profesional de los archivistas. Su puesta al día tiene que ser uno de sus principales cometidos, que se puede perfilar a través de:

•  Cursos monográficos o de especialización.

•  Congresos.

•  Jornadas técnicas.

•  Seminarios.

•  Talleres

•  Conversatorios.

3.2. Comisión de venta de servicios

Uno de los mayores problemas que tienen que enfrentar las asociaciones de archivistas es lo concerniente a los recursos económicos. Por lo general éstos son limitados y sus ingresos se concentran básicamente en las cuotas mensuales que abonan sus asociados. De ahí que la correlación directa existente entre el volumen de ingreso y la posibilidad de prestar servicios convierte el tema económico en el factor fundamental e impone unos claros límites a la capacidad de funcionamiento.(4)

En vista de que las principales entradas que perciben las asociaciones son las cuotas de los agremiados y que esto es insuficiente para la ejecución de sus proyectos, es factible que busquen otros mecanismos alternos de autofinanciación, entre ellos proponemos los siguientes:

•  Actividades de formación no reglada tales como congresos, jornadas, seminarios, talleres, congresos, etc.

•  Cursos monográficos o de especialización.

•  Venta de publicaciones que edite la asociación.

•  Asesoría en organización de archivos, digitalización de documentos, etc.

3.3. Comisión de etica profesional

El trabajo de los archivistas requiere guardar un comportamiento ético sobre la información que maneja, ya que muchas veces llegan a su poder datos que si son revelados conllevaría a consecuencias considerables. Por eso, debe tener la obligación de acatar el secreto profesional sobre la información que las autoridades han depositado en él.

Además, la ética debe extenderse a todos aquellos aspectos relacionados con el tratamiento de la documentación, la lealtad a la institución a la que está adscrito el archivo, el trato y servicio a los usuarios y la relación con el gremio. De ahí que la existencia de un código de conducta sea una necesidad sentida por los profesionales de la información, para orientarse en el desarrollo de la profesión, sobre aspectos como el acceso a la información, el secreto profesional, la calidad de los servicios, etc. (5)

La comisión de ética profesional debe velar, en primer lugar, por el comportamiento ético del ejercicio de la profesión de los asociados. En segundo lugar, proporcionarles un código de ética profesional en el que se establezca la relación de los deberes y derechos de los archivistas en su entorno laboral, con la profesión y con la sociedad en general. Esto repercutirá grandemente en la calidad del trabajo y reconocimiento de la Archivística. En consecuencia, Sillera(6) argumenta que dicho código permite:

•  Mostrar a los miembros jóvenes de la profesión el camino para la realización de un trabajo de calidad y responsabilidad.

•  Recordar a los miembros veteranos su responsabilidad respecto a sus sucesores en lo que concierne al traspaso de conocimiento y experiencias.

•  Dar a conocer a los usuarios el grado de servicio al que pueden aspirar.

•  Posibilitar que los responsables políticos y económicos conozcan la obligación y derecho de los archiveros y que, en consecuencia, doten a los archivos de los recursos necesarios para que los profesionales realicen adecuadamente su función.

En suma, la comisión de ética profesional requiere tener una intervención preponderante en todos aquellos aspectos que regulen la actuación de los archivistas, para lo cual debe dotarlos de un código donde se sienten las bases de los principios que rigen la profesión. Para los efectos, puede seguirse como modelo el código de ética del Consejo Internacional de Archivos, como máximo organismo mundial en la materia, y adaptarlo a las propias necesidades y realidad archivística del país.

3.4. La comisión de investigación

En la actualidad la Archivística está experimentado un gran desarrollo en la producción de nuevo conocimiento, lo que la posiciona en un lugar importante dentro de las Ciencias de la Información. La producción cualitativa y cuantitativa de investigaciones, a partir de tesis doctorales, de masterado y de licenciatura, de manuales, de monografías y de publicaciones periódicas, son prueba de la diversidad de temas que se pueden estudiar y que se están desarrollando.

La Archivística gana posición y reconocimiento a partir de su desarrollo investigativo y los aportes que proporciona a la generación de nuevo conocimiento. Por lo tanto, la investigación en nuestro campo debe ser el motor que impulse y fortalezca el status científico de la Archivística; investigando para sí misma, con el objetivo de contribuir al alcance de la cientificidad y la solidez de la innovación. De esta manera, la Archivística dejará de ser una disciplina instrumental al servicio únicamente del tratamiento y la transmisión de la información, para convertirse en generadora de nuevo conocimiento y portadora de sabiduría.

El desarrollo científico y profesional de la Archivística, presenta una progresión de temas para su investigación, desde diversos ángulos que la afectan. Todo ello acompañado de una serie de problemas de la investigación científica que precisan resolverse en el campo de la Archivística.

En consecuencia, las asociaciones de archivistas deben ser promotoras para que estos profesionales contribuyan a la generación de nuevo conocimiento en nuestro campo. Por medio de esta comisión se pueden establecer grupos y líneas de investigación, a partir de las experiencias personales y profesionales en los archivos.

Como complemento a la generación de nuevo conocimiento que la asociación tiene que promover y apoyar, ésta debe impulsar la creación de una revista especializada para la difusión de las investigaciones que realicen los archivistas del país y de otras latitudes. Dicha revista puede ser editada en papel o sistema electrónico.

 

4. Amanera de conclusión

Es incuestionable la importancia que cumplen las asociaciones de archivistas como medio integrador de todos los profesionales de los archivos. De esta manera trabajar de forma conjunta por un bien común, para establecer programas de actuación que dignifiquen la profesión, la imagen de sus profesionales y para perfeccionar la práctica y la teoría archivística, en aras de un desarrollo profesional de los archivistas y el reconocimiento de la ciencia que la engloba.

Las cualidades que deben reunir los integrantes de la junta directiva de las asociaciones de archivistas son factor determinante para que éstas puedan alcanzar el reconocimiento y prestigio dentro del ámbito en que están insertas.

Paralelamente a ello, es imprescindible la colaboración y participación activa de todos los agremiados. Ambos constituyen un binomio indisoluble para la formulación de estrategias, propuestas y actividades que contribuyan al logro de los objetivos.

La junta directiva que dirige la asociación precisa delegar funciones y responsabilidades entre sus agremiados. Para ello es necesaria la creación de comisiones especializadas o grupos de trabajo, que se encarguen de aspectos concretos que demande ejecutar la asociación.

 

Notas

^1.   J. P. Sigmond. El papel de las asociaciones de archiveros y los recursos humanos, 1987, pág., 140.

^2.   R. Alberch i Fugueras. Perspectiva de las asociaciones profesionales de archiveros, 1992, pág., 212.

^3.   J. B. Rivas Fernández. Contra la soledad, 1995, pág., 54.

^4.   R. Alberch i Fugueras. Op. Cit., pág., 215.

^5.   J. Gómez Fernández Cabrera. El profesional de la información/Documentación, 1999, pág. 129.

^6.   M. E. Sillera. Archivos, ética y formación profesional, 1995, pág., 129.

 

Bibliografía

ALBERCH I FUGUERAS, Ramón. Perspectivas de las asociaciones profesionales de archiveros. En: Tabula. N° 1, 1992.        [ Links ]

CARRASSI, Marco. La colaboración de las asociaciones de archiveros con los archivos. En: Tabula. N° 3, 1994.        [ Links ]

DEJUN, Wang. Continuidad y cambio en la legislación, instituciones e infraestructura archivísticas. En: Actas XII Congreso Internacional de Archivo. Beijing, setiembre, 1996.        [ Links ]

GÓMEZ FERNÁNDEZ-CABRERA, Jesús. El profesional de la Información/Documentación. En: García Gutiérrez, Antonio (ed). Introducción a la Documentación Informativa y Periodística. Madrid: MAD, SL, 1999.        [ Links ]

KESNER, Richard. Los archivos en el seno de la Sociedad de la Información. En: Actas de la V Conferencia Europea de Archivos. Barcelona, mayo, 1997.        [ Links ]

MACÍAS-CHAPULA, Cesar Augusto. Las asociaciones profesionales y el futuro de la información y archivos. En: Foro Archivístico. N° 2, julio-diciembre, 1991.        [ Links ]

MARTÍN OÑATE, Antonio. Asociacionismo bibliotecario. En: Signatura. N° 4, setiembre-diciembre, 1993.        [ Links ]

ORTIZ URIBE, Frida Gisela. Las asociaciones de profesionales de las bibliotecas y de los archivos. Expectativas para el siglo XXI. En: Foro Archivístico. N° 2, julio-diciembre, 1991.        [ Links ]

RIVAS FERNÁNDEZ, José Bernal. Contra la Soledad. En: ALA. N° 16, enero-junio, 1995.        [ Links ]

SIGMOND, Johannes-Petrus. El papel de las asociaciones de archiveros y los recursos humanos. En: Anuario Interamericano de archivo. Vol. XII, 1987.        [ Links ]

SILLERA, María Elvira. Archivos, ética y formación profesional. En: Ruiz Rodríguez, Antonio Angel (ed). Manual de Archivística. Madrid: Síntesis, 1995.        [ Links ]