INVESTIGACIÓN

 

ARCHIVOS DE EMPRESAS
De la Gestión Documental a la Investigación  Histórico-social en el siglo XXI

 

BUSINESS ARCHIVES
Document management to the social-historical research in the XXI century

 

 

Silvia Schenkolewski-Kroll*

*Departamento de Ciencias de la Información-Universidad de Bar Ilan, Israel

 

 

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RESUMEN

Ponencia presentada al IX Congreso de Archivología del Mercosur, realizado en el Campus Universitario de San Lorenzo, en Asunción, Paraguay, del 16 al 18 de noviembre de 2011. En esta exposición analiza la situación de los archivos de empresa en la época de la globalización y la privatización, observando los temas archivísticos que tuvieron vigencia durante estos años. Destaca las transformaciones del tratamiento de archivos en general y de archivos de empresa en particular en la transición hacia la documentación computarizada y digitalizada, sobre la base legal que obliga a una empresa a conservar sus documentos. Afirma que la revolución digital obliga a adquirir nuevos conocimientos y aplicarlos a la gestión de documentos en las tres fases del ciclo de vida del documento: activo, archivo intermedio y archivo histórico.

Palabras Clave

<Archivo de empresa> <Archivos digitales y computarizados> <Privatización y globalización> <Revolución digital>

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ABSTRACT

Paper presented at the IX Congress of Archival Mercosur, held at the University Campus of San Lorenzo, in Asuncion, Paraguay, from 16 to 18 November 2011. In this exhibition, discusses the situation of the company files in the era of globalization and privatization noting archival topics that took effect during these years. Emphasizes the transformations of the treatment of files in general and company’s files in particular in the transition to the documentation computerized and digitized, on the legal basis requires a company to keep their documents. Says that the digital revolution forces to acquire new skills and apply them to document management in the three faces of the document lifecycle: active, intermediate file and historical archive.

Keywords

<Company’s files> <Digital and computerized files> <Globalization and privatization> <Digital revolution>

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Es para mí un honor y un gran placer haber sido invitada a participar en el IX Congreso de Archivología del Mercosur (CAM) que se realiza en este hermoso Campus Universitario de San Lorenzo. Agradezco a la Comisión Organizadora por haberme brindado esta oportunidad de volver a dialogar con los colegas del Cono Sur y adyacencias. No me cabe duda que en este IX CAM se tejerán redes de entendimiento y conocimiento en beneficio de la archivística o archivología, como quieran llamarla, en todo este querido continente. He aquí mi granito de arena.

En el V CAM que se llevó a cabo en Huerta Grande (Córdoba-Argentina), en 2003, también presenté una ponencia acerca de Archivos de Empresas, tema que me ocupa y apasiona. En aquella oportunidad destaqué la importancia de los mismos como parte de la herencia archivística que asegura la documentación de la sociedad por encima del alcance del ente que los creó. Así también me referí a la tipología de los archivos de empresa, la condición legal y algunos problemas relacionados con la globalización y la privatización de empresas.

En esta ocasión volveré sobre estos últimos dos temas -la globalización y la privatización- pero antes deberemos ver qué temas en el tratamiento de archivos tomaron incremento durante los últimos años. El tratamiento de archivos en general y de archivos de empresa en particular sufrió un vuelco al concretizarse la transición de importantes segmentos de la documentación convencional a la documentación computarizada y digitalizada. Tomando en cuenta que lo único que obliga a una empresa a conservar sus documentos, son sus deberes legales, fiscales y de personal, aún sin considerar los beneficios que el resguardo de una documentación más amplia ocasiona a la empresa misma, como la acumulación de experiencia, materiales al servicio de relaciones públicas y propaganda. De cualquier manera, la revolución digital obliga a adquirir nuevos conocimientos y aplicarlos a la gestión de documentos en las tres fases del ciclo de vida del documento: activo, archivo intermedio y archivo histórico.

Todavía no existe la “oficina sin papeles”, pero sí una digitalización masiva de documentación convencional y la creación de documentación computarizada desde su origen. A esto debemos agregar la computarización de la gestión de documentos en sí, por ejemplo sistemas de clasificación y de descripción. Todo esto implica una revisión de los sistemas vigentes y su adaptación a las nuevas circunstancias. Sin entrar en detalles, podemos ejemplificar lo antedicho en lo que se refiere al correo electrónico y a la evaluación de documentos. El correo electrónico tiene un lugar preponderante en la administración de una empresa, reemplaza las carpetas de correspondencia tradicionales y requiere también un tratamiento de clasificación e indización que permita el control de  su complejo documental. Todo esto tomando en cuenta el acceso por medio de ordenadores personales y la facilidad con la que es posible borrar o cambiar datos o documentos. Para evitar estos escollos existe un complejo de programación con codificaciones y autorizaciones pertinentes, desconocidas en la época del papel neto. Otro ejemplo es la evaluación de documentos creados electrónicos. La aparición de ese tipo de documentación influyó en forma importante en los cambios habidos en la teoría y práctica de la evaluación documental. Sistemas aplicados hasta la segunda mitad del siglo pasado de evaluación retrospectiva, imposibles con respecto a la documentación electrónica, fueron reemplazados por la macro-evaluación basada en el análisis funcional, tomando en cuenta que la conservación de un documento electrónico debe evaluarse durante la programación de su creación. Siguiendo esta misma línea, aquella documentación que la empresa considere de conservación a perpetuidad, deberá aplicar a los mismos los principios de conservación de documentos electrónicos, como los investigados en los proyectos InterPARES.

Victoria L. Lemieux, en un artículo publicado en la revista Archivaria (2010), órgano de la Asociación de Archiveros de Canadá, trata la situación de los archivos de empresa, la importancia de sus documentos, la falta de conocimiento de los mismos por parte de los archiveros. Como consecuencia de esta situación, la falta de seguridad de que ciertos documentos financieros puedan ser tratados de acuerdo a la teoría archivística clásica. Por otra parte, la falta de tratamiento apropiado en la gestión de documentos, redunda en la pérdida de parte de ellos. De acuerdo a la autora, los colapsos económicos habidos durante los últimos años fueron en parte consecuencia de la carencia de una documentación adecuada que no se conservó. Por ejemplo el colapso de la casa Lehman Brothers en setiembre del 2008 que afectó a otros bancos, aquellos cuyas inversiones estaban bien documentadas sufrieron menos el embate. En este momento, un equipo de la Escuela de Bibliotecología, Archivística y Estudios de la Información de la  Universidad de Columbia Británica, que está vinculado al proyecto InterPARES, investiga los archivos de empresa en el entorno electrónico. Se trata de CIFER Centre for the Investigation of Financial Electronic Records (Centro para la Investigación de Documentos Electrónicos de Finanzas). Este proyecto pone especial énfasis en documentos creados o conservados en el sector de organizaciones privadas. CIFER detectó que hay una carencia de la descripción de los documentos de finanzas. Así por ejemplo, de acuerdo a las normas de descripción de la Asociación de Archiveros de Canadá, se fijaron campos de descripción para documentos cartográficos, de la misma manera deberán fijarse normas para la descripción de documentos de finanzas. Estos últimos son formas diplomáticas especiales que combinan textos convencionales con textos numéricos que responden a necesidades específicas del mundo de los negocios. Como consecuencia de esa situación también falta la meta-data adecuada para la anotación y retribución de datos correspondientes. Un ejemplo es la teneduría de libros computarizada. De acuerdo a la situación planteada, CIFER se propone investigar los documentos mismos, su procedencia, las implicaciones de su tratamiento en la teoría archivística, las operaciones de instituciones financieras y la estabilidad de sus sistemas. Para ello propone cinco líneas principales: 1. Desarrollar el entendimiento de documentación de empresa y el contexto financiero, 2. Confidencialidad, 3. Integridad, 4. Availability, 5. Desarrollar soluciones y buenas prácticas. Estas líneas se basan en una de las premisas básicas que estableciera CIFER: Insuficiente comprensión y control de la documentación de instituciones financieras son la raíz de muchos riesgos experimentados por instituciones financieras, sus clientes y el sistema financiero. La piedra angular de la aplicación de este proyecto es el análisis funcional del sistema financiero canadiense. Las preguntas exploratorias están basadas en aquellas que fundamentaron la macro evaluación de documentos tal como la presentó Terry Cook. Preguntas acerca del contexto y las funciones del ente y las interrelaciones del mismo, tanto interiores como exteriores. Las preguntas claves de CIFER incluyen los siguientes puntos: ¿Quiénes son los participantes en el sistema financiero canadiense y cuáles son sus roles? ¿Qué información intercambian entre sí los participantes en el sistema financiero canadiense? ¿De qué procesos forma parte esa información, qué formas (documentales y no-documentales) tienen y qué tecnología aplican? ¿Cuáles son las normas que rigen la creación, comunicación, retención, y descarte de la información en sus diversas formas? ¿Cuáles son o pueden ser los riesgos comunes en la fluencia de la información? ¿Cuándo se concretan esos riesgos?  ¿Cuál es el impacto detectado? El primer experimento se concretará en los bancos de Canadá y más tarde trabajos similares se emprenderán en otros tipos de instituciones financieras como compañías de seguros y firmas inversoras.

Desde un punto de vista más amplio, en el último decenio se fundó el National Business Archives of Canadá (Archivo Nacional de Empresas de Canadá). Obra conjunta de la Biblioteca y el Archivo Nacional de Canadá y el sector financiero privado. Sus fines son: 1. Promocionar el desarrollo de archivos en las empresas privadas de Canadá; 2. Desarrollar con el asesoramiento del sector empresarial, normas archivísticas para mantener la documentación requerida por las normas reguladoras del empresariado canadiense; 3. Proveer asistencia profesional a archivos de empresas y a repositorios públicos; 4. Desarrollar normas de acceso público a archivos de empresas privadas; 5. Servir de repositorio final a la documentación financiera canadiense; 6. Promover el estudio de las finanzas de Canadá. Uno de los medios propuestos para llegar a esos objetivos, fue la exención de un porcentaje de los impuestos a aquellas compañías que depositaran documentación o contribuyeran en forma alguna al Archivo.

Un trabajo de menor envergadura, pero no falto de importancia, realizó en España Miguel Angel del Prado Martínez, publicado en el 2008. Está también dedicado al mejoramiento de los archivos de empresa, basándose en el conocimiento de las tipologías documentales y tomando como fuente los estatutos de organizaciones empresariales. También este autor, al igual que Victoria Lemieux, pone en tela de juicio la gestión de documentos en los archivos de empresa. De los 10 entes encuestados, el 80% presentan problemas de falta de espacio para conservar la documentación y casi un 30% tienen dificultades para controlarla y localizarla. Por otra parte, 87% reconocen la realización de expurgos, un porcentaje tan elevado es una alerta a destrucciones llevadas a cabo al margen de normativas y ajenas a métodos archivísticos. Del Prado Martínez señala también el absoluto desconocimiento de las tipologías documentales de las que no es posible encontrar una lista. Para llegar a un conocimiento integral de esta tipología el autor toma como base instrumentos legislativos en los cuales pueden detectarse tipologías documentales. Una herramienta básica son los estatutos obligatorios por ley, en los que figuran órganos de representación, gobierno y administración que son productores de de la documentación. El análisis de los estatutos de estas 10 instituciones da como resultado la existencia de 35 tipos documentales. Como media en cada estatuto se mencionan 22. Hay 8 tipos que aparecen en todos los estatutos y 19 que lo hacen al menos en el 50% de los casos. Siguiendo este método pueden analizarse los reglamentos de régimen interior, las actas de órganos de gobierno o las memorias de actividades.

De acuerdo a estos tres ejemplos, dos de Canadá y uno de España, tan distintos uno del otro, puede apreciarse, por una parte, la carencia de normas explícitas y su implementación en la gestión de archivos de empresas; por otra parte, la preocupación en diversas partes del globo por solucionar estos problemas.

Otro punto importante que tuvo sus cambios y seguramente los seguirá teniendo, es el tema del acceso. El archivo de empresa atesora la información y el conocimiento acumulado en la empresa ante todo, para beneficio de la empresa misma. Por una parte, debe promover el acceso interno, el uso del archivo como fuente de precedentes industriales, comerciales y legales por parte del personal acreditado, para que  la experiencia acumulada en esas áreas ahorre inversiones de tiempo y dinero en el desarrollo y mercantilización de nuevos productos o la conquista de nuevos mercados. Por otra parte, siendo los archivos de empresa parte del patrimonio nacional -en el amplio sentido de la palabra y dentro de las limitaciones que pueden tener el acceso a sus fondos: privacidad, resguardo a patentes o secretos comerciales- ellos son el principal objeto de la investigación de la historia económica de un país, implicando también aspectos sociales y laborales que están atestiguados en su documentación. Otro factor que influye en la apertura de archivos de compañías, sobre todo las de gran envergadura, es la necesidad de transparencia que permita crear una confiabilidad que redunde en el prestigio de la empresa. Un ejemplo son los casos en que la empresa fue acusada de colaboración con el régimen nazi durante la Segunda Guerra Mundial y la compañía abrió sus fondos sobre el tema.

A la par del acceso tradicional (visita a los archivos o consulta de instrumentos de referencia, como guías de usuarios), los sitios, portales y las redes de internet cumplen una misión importante en el acceso a los archivos de empresa. No sólo en aquellos que están administrados por el estado como en el caso del Archivo Nacional de Empresas, Aharus (Dinamarca); el concepto de “total archives” (archivos totales), aplicado en Canadá que influyó en el depósito y luego en el acceso a archivos de empresas en la Biblioteca y Archivo Nacional de Canadá, en archivos provinciales y municipales de ese país (ejemplo del Reino Unido, red de archivos de empresa de Inglaterra y Gales), sino también en los sitios de las empresas mismas, por ejemplo el de la empresa Ford. En el 2007, se efectuó una encuesta, de 50 sitios de Web correspondientes a otras tantas empresas multinacionales, sólo 30 tenían servicio de archivo a investigadores, cuatro de estas últimas publicaron en el web los requisitos de acceso; siendo todos ellos regulados de acuerdo a cada caso particular y no de acuerdo a una norma general. Un ejemplo de otra índole es el Space Business Archives (Archivo de Empresas del Espacio) que colecciona, conserva y permite el acceso a documentos de la industria comercial del espacio. Sus fondos reúnen materiales de diversas compañías. Lógicamente éstas filtran el material que depositan. Esta institución creó un sistema de descripción y meta-data que permite el acceso directo a los fondos vía internet.

En el 2009 David A. Kirsch publicó un trabajo titulado “The Record of Business and the Future of Business History: Establishing a Public Interest in Private Business Records” (La conservación de empresas y el futuro de la historia empresarial: establecer un interés público en documentos empresariales privados) (traducción libre). Este artículo trata de un proyecto patrocinado por el Programa Nacional de Preservación de la Infraestructura de la Información Digital de  la Biblioteca del Congreso de Washington.  El autor llega a la conclusión que el descarte de documentos empresariales digitales, en un mundo financiero fijado por accionistas se concreta ni bien finaliza el período activo del documento. Esto para evitar gastos de mantenimiento. Así se pierden muchos materiales. A fin de evitar ese proceso, el proyecto identifica, colecciona y conserva fondos representativos de documentos de empresa de origen digital, para así poder dar a los futuros investigadores un panorama de los emprendimientos empresariales vía internet. Entre 2002-2007 hubo libre acceso a los fondos y fue de carácter interactivo por medio de la Web 2.0. Los resultados no fueron positivos. Sólo 100 de 110.000 usuarios contribuyeron al sitio; 4.600 fueron del campo universitario y la inmensa mayoría quiso buscar modelos de planes financieros. Este hecho trajo complicaciones legales. Una empresa querelló el hecho que sus planes fueron copiados. A consecuencia de ese caso hubo un cambio de políticas. Sólo se permitió el acceso a aquellos usuarios que tuvieran autorización de una empresa determinada.

Estas tecnologías permiten la globalización del acceso y la presentación de fuentes a los públicos más variados en cualquier punto del globo que tenga algún interés en el tema.

Este panorama demuestra  que todavía no se han solucionado todos los problemas relacionados al acceso a los archivos de empresa y menos aún en lo que concierne a empresas multinacionales. Siendo uno de los principios de la democracia “la transparencia de las acciones gubernamentales, [los] procesos de privatización convirtieron [a las] empresas que estaban en manos del estado o de entes públicos en empresas privadas; en esa mutación perdieron parte de su transparencia”. Véanse por ejemplo la privatización de compañías telefónicas. Según el trabajo de Ineke Diserno “The Value of international business archives: the importance of the archives of multinational companies in shaping cultural identity” (El valor de los archivos de empresas internacionales: la importancia de archivos de compañías multinacionales en la conformación de identidades culturales), dado que en ningún país, a excepción de Sud África, no existe una legislación que regule el acceso a archivos privados, en general, y a archivos de empresas, en particular; el acceso al público, inclusive investigadores, depende del criterio de  cada uno de los entes.

Otro punto de vista, ligado también a la necesidad de apertura de la documentación de empresas, es la gran influencia de compañías en la ecología, el medioambiente, la ocupación laboral de un sector o una zona determinada. Por ejemplo, el depósito de los archivos de la Río Tinto Zinc Corporation en el London Metropolitan Archives (Archivo Metropolitano de Londres), a la falta de otra documentación o completando otra de distinto origen, el fondo de una compañía transnacional como Río Tinto informa acerca de lo anteriormente señalado en la zona de Huelva (España) y en Australia a partir de 1873. La documentación hasta 1962 es de libre acceso, fechas posteriores requieren un permiso especial del ente creador.  Otras compañías mineras cuyos fondos están depositados en el Archivo Metropolitano de Londres, atestiguan igualmente acerca de sus actividades en India, Zimbabwe (Rodesia), Ghana, Sud África, Centro América, Méjico. Todos lugares del Imperio Británico o lugares bajo su influencia. Tomé el ejemplo de las minas por ser un factor característico en cambios ecológicos y sociales que influyen en la memoria y la historia colectiva de una región. Investigadores, organizaciones internacionales, asociaciones profesionales, piden el aumento de transparencia y responsabilidad (accountability) por parte de las empresas publicando o permitiendo el acceso a información no financiera y criterios de información acerca de la responsabilidad social de la empresa. En otras palabras, la política de acceso a archivos de empresas multinacionales debe balancear entre la protección de cierto tipo de documentos necesarios para el comercio internacional y el interés de los investigadores o de las comunidades que tuvieron o tienen la influencia de dicha empresa.

La creación y mantenimiento de archivos de empresas multinacionales presentan desafíos, ya vimos uno de ellos, la buena reputación de la empresa. El segundo, muy importante, es el presupuesto destinado a ese fin. De acuerdo a Fink y Fode, este factor comienza en la etapa de la gestión corriente de documentos (records management). La mayoría de las empresas establecen programas con respecto a la documentación necesaria por exigencias legales, el resto se elimina o no se ordena ni se evalúa, creando así una acumulación de materiales no profesionalmente tratados. Esta situación crea un desafío al archivero profesional, cuando sin tener un respaldo legal es responsable por la salvaguardia de la memoria histórica, en particular cuando se vende una compañía o se fusiona con otras. Así es que la compañía adquirida debe adaptar su archivo al del ente adquiriente. En caso de fusiones, la nueva empresa debe tomar en cuenta diferentes prácticas y legislaciones. Cuando una empresa multinacional compra una empresa local, sus archivos de importancia regional o nacional, pasan a ser parte de un complejo que no siempre entiende o respeta las necesidades del medioambiente original, especialmente si la marca registrada desaparece. Una de las soluciones es el depósito del archivo de la empresa adquirida como fondo separado dentro de la empresa internacional. Otra solución es el depósito en universidades como el de la Escuela de Economía de Harvard; sociedades históricas como la de Minessota; archivos públicos y nacionales como el caso del Archivo Nacional de Empresas de Dinamarca o el Archivo Nacional de Australia. Todas estas instituciones, asimismo las asociaciones de archiveros como la Sociedad de Archiveros Americanos y el Consejo de Archivos de Empresa del Reino Unido, publican guías de fondos en medios convencionales y en sitios de internet. La mayoría de las guías corresponden a regiones o a instituciones determinadas. Por ahora no existe una guía global de archivos de empresa, cosa que dificulta particularmente la ubicación de empresas subsidiarias de compañías internacionales. Puede llegarse a la situación que un investigador, para llegar a las fuentes de una empresa determinada, debe consultar el archivo de la empresa multinacional, el fondo depositado en una institución que colecciona archivos  de empresa y documentos referentes de un archivo público.

La Sección de Archivos de Empresa y Laborales de CIA (Consejo Internacional de Archivos), promovió y publicó en 2004 un informe acerca de la situación de archivos de empresa en 13 países y elabora guías de gestión de archivos de compañías multinacionales. Esta sección, junto a asociaciones a nivel nacional, promueve la concientización de los archiveros y los ejecutivos de las empresas transnacionales para que evalúen y resguarden sus fondos y permitan el acceso a los mismos, pues son un reflejo de la sociedad en cuyo contexto fueron creados y parte de la herencia cultural de la humanidad.

Mi objetivo fue brindar un panorama actual de la situación de los archivos de empresa y de sus desafíos a comienzos del siglo XXI. Parte de estos problemas son los mismos que atañen a la archivística en general, por ejemplo el tratamiento de los documentos y la gestión electrónica. Otros conciernen específicamente al campo empresarial: el conocimiento mismo de la documentación y su incorporación a los cánones de la archivística, en lo que concierne a descripción, meta-data y recuperación de datos. Asimismo, los planteamientos referentes al “principio de procedencia”, tratándose de empresas multinacionales o de fusiones durante procesos de globalización; la carencia de normas claras con respecto al acceso a las fuentes empresariales.

Quedan pendientes respuestas teóricas y prácticas para los temas señalados y para otros no mencionados. El mundo de los archivos, nuestro mundo, está empeñado en responder a estos retos. Hagamos también lo nuestro, aportando nuestro conocimiento y nuestra experiencia, investigando y así tratando de aportar nuestro granito de arena al progreso de los archivos de empresa.

 

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