INVESTIGACIÓN

 

EL ARCHIVO MODERNO, INSTITUCIÓN POLÍTICA DE REGULACIÓN DE LA PRODUCCIÓN, VALIDACIÓN, CONSERVACIÓN Y DISPOSICIÓN DEL DOCUMENTO DE ARCHIVO⁽¹⁾

 

THE MODERN FILE INSTITUTION POLICY OF REGULATION OF THE PRODUCTION, VALIDATION, CONSERVATION AND DISPOSAL OF THE DOCUMENT FILE

 

 

Juan Carlos Fernández Peñaranda*

 

*Historiador egresado de la Carrera de Historia de la UMSA. Especialista en Gestión de Documentos y Archivos por la Escuela Iberoamericana de Archivos de Madrid, España y por la UMSA. Candidato a Magíster en Filosofía y Ciencia Política en el CIDES — UMSA.

 

 

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RESUMEN

Ensayo que piensa al Archivo como institución política moderna; caracterizado como un conjunto de valores y normas de carácter positivo en el Estado y, consuetudinario, en la sociedad civil; razonamiento que es contrastado con la definición científica de 'Archivo'. Del mismo modo, se procura reflexionar la importancia de la función y organización del sujeto productor, así como también la de las tecnologías de producción de documentos en el Estado-Nación, elementos que configuran el modelo de organización del archivo moderno.

Palabras clave

<Archivos modernos> <Teoría archivística> <Producción de documentos oficiales>

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ABSTRACT

This is an essay that thinks the file as modern political institution; characterized as a set of values and standards of positive State and customary nature in civil society; reasoning which is contrasted with the scientific definition of 'File'. Similarly, efforts are made to reflect the importance of the role and organization of the producer subject, as well as also the production of records in the nation-State technologies, elements that make up the model of organization of the modern file.

Key words

<Modern Archives > <Archival Theory> < Production of official records >

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.. la Archivística no es la única fuente para conocer y pensar el archivo. La Historia es también una fuente autorizada para expresar su entidad; sin que esto implique el propósito de descalificar la ciencia archivística; sino esclarecer su objeto.

 

INTRODUCCIÓN

El archivo de modo general, esto es considerando en forma conjunta las fases del ciclo vital de los documentos que establece la ciencia Archivística, denota unas características que no son visibles en la definición archivística de Archivo (Conjunto de documentos producidos orgánicamente por el sujeto productor en el despliegue o cumplimiento de sus funciones o cometidos legal —o legítimamente-atribuidas y/o reconocidas), las que vistas desde la legislación estatal de archivos y en el derecho consuetudinario de la sociedad civil, presentan la configuración de una institución política de regulación de la producción y disposición del documento de archivo en los ámbitos estatal y social; de modo específico y particular en cada uno de ellos, hecho que no es visibilizado por la Archivística cuando define su objeto y su método (el Archivo y el tratamiento archivístico, respectivamente), definición que no expresa que el archivo regula la producción, validación, conservación y disposición de los documentos de archivo, el testimonio documental de la acción estatal o de las organizaciones y ciudadanos de la sociedad civil, regulación que ejercen tanto el Estado y la sociedad civil como hecho político formalizado institucionalmente en las estructuras de poder, tanto en las instancias gubernamentales del Estado como, por ejemplo, también en una organización sindical de patrones o asalariados en la sociedad civil.

 

CONDICIONES QUE HACEN POSIBLE EL ARCHIVO

El Estado moderno

La formación de los archivos históricos con las funciones que hoy en día tienen en general en el mundo, acontece sistemáticamente a partir de la Revolución Francesa en 1789 (Oporto, 2006:38), misma que constituye un hecho fundamental de lo que podemos llamar el segundo ciclo de la modernidad (Dussel, 2008:26), el que se inicia con la hegemonía de Inglaterra, Alemania y Francia, a partir de la revolución industrial a mediados del siglo XVIII y que se caracteriza en lo político por la formación del Estado-Nación, la formación de las ciencias y su institucionalización por el Estado-Nación como la única forma de conocimiento válido, a la vez que las erige como instrumentos de control de la población con el fin procurar la gobernabilidad; hecho que logra produciendo conocimiento legitimador de su poder. Es en este contexto que también fueron conformados los archivos nacionales o históricos en los países de al menos el occidente de Europa y los de Sudamérica fundados en el siglo XIX.

Subsiguientemente, la organización del Estado republicano moderno en tres poderes independientes con funciones específicas para cada uno de ellos y la organización de las reparticiones de los mismos a partir del siglo XVIII, dan origen a las respectivas tipologías documentales de sus archivos y a la Archivística sustentada en torno a los principios de procedencia, estructura del fondo y orden original de los documentos desde cuando estos fueron formulados durante el siglo XIX; mas el concepto de ciclo de vida de los documentos formulado en el siglo XX, principios que son elementos fundamentales para pensar la organización de archivos desde la Archivística.

Los archivos fueron constituidos en los órganos de los poderes de Estado como repositorios de documentos que sirvieran de prueba de los actos de la administración y, posteriormente, como testimonios para la narración de la historia en los archivos nacionales, testimonios que eran apreciados por los historiadores en general durante el siglo XIX como manifestaciones incontaminadas de subjetividad porque fueron elaborados en forma involuntaria, pues se pensaba que los funcionarios que escribieron los documentos de las administraciones públicas no expresaron en dichos textos su pensamiento; por lo que eran publicados y descritos por los historiadores de la época como historia genuina, según el paradigma positivista dominante entonces; tiempo en el que la ciencia histórica fue reducida al papel de relatora de hechos y de fuente de testimonios impolutos recuperados de los archivos, al mismo tiempo que la sociología tenía la tarea de interpretar científicamente los productos de la Historia, a la que se le negaba carácter científico. De este modo, la formación del conocimiento de la sociedad era un hecho científico que extraía sus datos, entre sus fuentes principales, de los archivos de documentos públicos.

De hecho, la importancia de la administración técnica de los documentos de los archivos, ha dado lugar a la emergencia de la Archivística como una disciplina científica, y la consiguiente comunidad de archivistas, que hoy trabajan en torno a un objeto: el Archivo y, a un método: el tratamiento archivístico.

El archivo en tanto institución y el archivo histórico en tanto organismo del Estado moderno, forman parte de él y, al mismo tiempo que son un registro arqueológico que le permite cotidianamente reconstituirse de modo ontológico al Estado, son también fuentes proveedoras de datos históricos y sociales para las ciencias sociales y humanísticas que generan el conocimiento científico, esto es la epistemología que fundamenta la soberanía del Estado, que le sirve a este para fundar una pedagogía de la gobernabilidad consentida por la población subordinada, que así puede actuar "racionalmente" (es la racionalidad del saber oficialmente formado), con una racionalidad que no expresa su propio interés social, político, económico y cultural.

El archivo, a la par que se constituía como institución en el Estado, perduraba en la sociedad civil desde muy antiguo, con la particularidad que en la época moderna el Estado se reserva el monopolio de aprobar o no la legalidad del testimonio documental de las actividades estatales y sociales, aunque suele reconocer la legitimidad de los archivos de la sociedad civil, al menos como testimonio informativo, por ejemplo, en el ámbito de la actividad académica. Entre tanto, las organizaciones de la sociedad civil, la población y en ella los ciudadanos, reconocen de múltiples formas el valor testimonial y probatorio de los documentos, con independencia del Estado.

De esta forma, el Estado produce, valida, conserva y dispone de su producción documental y reconoce y otorga validez a los documentos producidos por la sociedad civil sometiéndolos, para el efecto, al registro, en general el pago de una taza e insertándolos en sus fondos documentales; en tanto que los documentos que no son sometidos a la validación estatal son en general abandonados a la destrucción si es que no tienen interés informativo e histórico para los repositorios de valor permanente y/o carecen del valor de patrimonio cultural según estándares que no expresan ni la vida ni el interés de sus creadores.

Las tecnologías de producción de documentos

El archivo, en el Estado moderno, se caracteriza por la correspondencia entre las formas de organización del sujeto productor, típicamente el Estado, y la forma de organización de los documentos de archivo. Sin embargo, el archivo también expresa en su configuración institucional y organizacional una relación de correspondencia con las tecnologías de producción del documento, esto es la escritura, los soportes y los materiales escriturarios por un lado y, por otro, la burocracia estatal especializada; elementos todos que han generado modificaciones y mutaciones radicales en el archivo moderno con respecto a la antigüedad seguidamente citada.

Si se observa la experiencia euroasiática que, en los periodos anteriores al papel como soporte del documento, utilizó otros soportes materiales para elaborar documentos (Oporto, 2006:25-32), todos ellos relativamente más escasos que el papel que apareció como soporte unos siglos después; se verá también que en la antigüedad referida, los materiales para escribir y los funcionarios alfabetos, eran muy escasos. Esta situación había cambiado substancialmente para el tiempo del Estado monárquico europeo moderno a partir del siglo XIV en España; cuando ésta, al tiempo de expandirse sobre los territorios y poblaciones musulmanes en la península, instauró e instaló en ellos una burocracia lectora y escritora, misma que se expandió nuevamente con la invasión y ocupación de las entonces llamadas Indias Occidentales, instaurando procesos administrativos que demandaban y obligaban al uso del papel, que ya para entonces era el soporte documental por excelencia de la documentación de la administración⁽²⁾. Con el uso del papel, la tinta y un plantel de funcionarios alfabetos relativamente más abundantes que en la antigüedad, más el derecho romano y las leyes de la gramática en el caso español, junto con la mayor y mejor organización de la administración en este tiempo respecto a otros pretéritos, la producción de documentos creció exponencialmente para testimoniar los actos de la administración del Estado con suficiencia minuciosa (Oporto, 2006:50). Sobre estos hechos nació el expediente administrativo, mismo que es uno y único por asunto resuelto, cuya diversidad de asuntos es innumerable y constituye la unidad documental de valor testimonial básica de un archivo porque contiene una totalidad informativa, con sentido propio en el conjunto de trámites despachados por una unidad administrativa con competencia resolutiva; mismo que para su elaboración insume abundantemente papel, tinta y horas de trabajo de la burocracia estatal, al mismo tiempo que constituye la célula fundamental del archivo moderno en comparación con los archivos de la antigüedad euroasiática.

La disponibilidad de medios materiales para la producción de documentos con base en la tecnología del papel y la tinta, la organización administrativa del Estado moderno y contemporáneo con burocracias especializadas, la delimitación de las instituciones políticas del Estado como es el caso del archivo, en tanto que regula las relaciones de las personas mediadas por Estado para la producción, conservación, uso, desuso y deshecho de documentos, permitieron la formación de la Archivística y el archivo con las características que se le conoce hoy, al menos en el universo regido por el modelo estatal europeo desde el siglo XIX en adelante.

Los archivos de las organizaciones sociales de todo tipo y de los ciudadanos en general son beneficiarios de la técnica desarrollada por el Estado, aunque en menor medida que de la tecnología, dado que esta es más accesible a los usuarios que la técnica.

 

EL ARCHIVO Y LA ARCHIVÍSTICA

El archivo desde la teoría archivística está definido como: 1º un conjunto de documentos generados orgánicamente⁽³⁾ por un sujeto productor estatal o social en el despliegue de sus fines, objetivos y/o actividades; 2º el edificio en el que son conservados los fondos de archivo y 3º la entidad que tiene a su cargo el archivo. Es taxativo que la definición excluye a los documentos que no se sujeten al modelo arriba referido (Conde Villaverde 1992), principalmente en lo que hace al numeral uno. Los documentos de archivo son el testimonio de la acción de entidades estatales o no estatales, mismas que están formalizadas en organizaciones establecidas y/o reguladas por el Estado. También son archivo en el sentido técnico del mismo, los documentos de personas naturales que hayan sido tratadas con el método o cumplan con él en una postrera aplicación, una vez cerrado el fondo (Fernández, et al. 1996).

La definición archivística de Archivo en la segunda y tercera acepción no difiere de otras, tal como es el caso de la fábrica, a la que podríamos expresar en un sentido lato como el lugar que ocupa su establecimiento y la razón social de la empresa a la que pertenece. En este sentido, lo que es particular y específico al archivo, en tanto que la Archivística abarca los documentos desde su tramitación; es la conservación de testimonios documentales y la gestión de los mismos, tal como es específico a una fábrica la producción de bienes de consumo o de producción.

Sobre la ontología del archivo, es necesario señalar que las normas técnicas internacionales que regulan la Archivística, tales como las producidas por el Consejo Internacional de Archivos (CIA) asociado a las Naciones Unidas (ONU), se encuentran dentro el enfoque metodológico que omite la dimensión institucional del archivo; pues, como es conocido, las dichas normas están dirigidas al tratamiento archivístico, el derecho de acceso a los fondos, etc., esto es las dimensiones funcional y orgánica del archivo.

La teoría y metodología archivísticas, a las que es implícita una epistemología, tienen como horizonte el archivo en su definición Archivística⁽⁴⁾, que omite la dimensión institucional⁽⁵⁾ del archivo. Esta epistemología implícita en la Archivística responde a las estrategias de gobernabilidad del Estado y hace del archivo un ente de control estatal sobre la población, hecho que se verifica en el monopolio que los gobiernos ejercen en la producción, uso, desuso y desecho de documentos de archivo y en la determinación del derecho de acceso a dichos testimonios. Esta epistemología es la que funda el objeto de la Archivística y establece el estatuto del sujeto que lo aprehende y conoce; al mismo tiempo que define y delimita las relaciones entre ellos dos. Al respecto, es evidente que la ciencia Archivística excluye de su objeto el carácter institucional(6) que es inherente al mismo; despojándolo así de su dimensión ontológica principal, que es precisamente su carácter institucional.

Empero, la Archivística no es la única fuente para conocer y pensar el archivo. La Historia es también una fuente autorizada para expresar su entidad; sin que esto implique el propósito de descalificar la ciencia archivística; sino esclarecer su objeto.

El archivo institución estatal reguladora de la producción y disposición de los testimonios documentales conservados en archivo.

Como se colige desde una consideración sociológica de las tradiciones legislativas de los estados contemporáneos, el archivo, como institución, es un conjunto de convenciones sociales formalizadas mediante el régimen político, la legislación y la organización administrativa para regular la producción, uso, desuso y deshecho de testimonios documentales de la vida de personas y organizaciones en las sociedades organizadas en Estado, diversas en el tiempo y en el espacio, mediante la acción de la autoridad pública como representación del poder estatal. La institución archivo se materializa en repositorios de testimonios de valor legal y legítimo y que tienen la facultad de fedatario, indistintamente de que ejerza este rol o no. Partiendo de la consideración del párrafo anterior, pensemos el archivo en el seno de las tradiciones legislativas estatales antiguas y contemporáneas (Vivas Moreno 2004). En ellas se aprecia que el archivo es una institución política del Estado, que regula el almacenamiento, la reproducción, uso, desuso y desecho de los testimonios documentales de valor legal y legítimo, sobre obligaciones y derechos e información de uso diverso por las personas y organizaciones del Estado y la sociedad, conservados en archivo. La regulación está formalizada por el derecho positivo. También es importante destacar que el archivo es igualmente una institución de derecho consuetudinario en la sociedad civil, regulado por los usos y costumbres sociales a los que responde el sujeto productor. Esto hace patente que el archivo es también una institución social, regulada desde la sociedad y no solo desde el Estado; aunque en ambos casos, en el derecho positivo y en el derecho consuetudinario, se relaciona con el poder político, sea estatal o no. Esta dimensión institucional del archivo es precisamente su dimensión ontológica principal, misma que se materializa corrientemente en los sistemas de archivos administrativos e históricos o permanentes, que despliegan como funciones, actividades y organización a la institución, aunque esto no se haya considerado en el método archivístico hasta mediados del siglo XIX en forma sistemática y en enunciados formalizados⁽⁷⁾.

El carácter de institución política del archivo se hace evidente en el derecho de acceso ciudadano a los archivos públicos, mismo que se origina en los derechos políticos de la población respecto a la obligación que tienen los órganos del Estado en todas sus reparticiones para hacer de conocimiento público los documentos, ya de forma automotivada o a solicitud de los interesados. También el derecho a la restricción de la información de la vida privada de los ciudadanos que debe garantizar el Estado, es una manifestación del carácter de institución política del archivo. Tanto el derecho de acceso a la documentación pública como su restricción respecto a la documentación de las personas que no es de interés público, han dado lugar a que en la Archivística se constituyan procesos técnicos y administrativos para la gestión del acceso a los documentos, de modo que el interés de los ciudadanos por la cosa pública no sea menoscabado y que las personas no sean dañadas por la difusión de documentos o información que no tengan carácter público intrínsecamente.

Los archivos de las organizaciones de la sociedad civil también están sometidos a la autoridad constituida en ellas y a los protocolos de actuación convenidos en las mismas respecto a la generación, conservación, acceso y uso de los documentos; puesto que de otro modo las organizaciones y sus componentes individuales no les reconocen validez alguna; hecho que hace evidente que también en el caso de la sociedad civil como antes en el Estado, la generación de documentos de archivo está regulada por el poder formalmente instituido. Respecto a los documentos generados por los individuos, estos en general son reconocidos como de interés informativo o patrimonial si sus creadores son personas destacadas, puesto que de otro modo, principalmente los documentos producidos por las personas en forma espontánea, por ejemplo los testimonios sobre hechos sociales de interés público elaborados y recogidos por ellas, no son considerados archivos en un sentido estricto, características por la cual corrientemente son excluidos del patrimonio documental de la sociedad y el Estado.

Si la Archivística no omitiera de la definición de su objeto el carácter de institución de regulación estatal de producción, gestión y disposición del archivo, la delimitación de los fondos documentales que se conservan en estos no serían únicamente los originados por las entidades estatales, y la inclusión de fondos de archivo creados por la sociedad civil no serían admitidos en los archivos por selección (lo que es una forma de excepción), sino que formarían parte natural de los fondos custodiados en los archivos, dado que forman parte del patrimonio documental de la sociedad, junto a los fondos estatales.

 

NOTAS

1. Este artículo fue elaborado originalmente como ponencia para el Primer Encuentro Argentino—Boliviano de Historiadores "Historias Compartidas de Encuentros y Desencuentros", Cochabamba (Bolivia), 10 y 11 de junio de 2010. Mesa 4: "Historia, memoria y archivos". Coordinadoras: Marcela Inch Calvimonte (Bolivia) y Patricia Fernández Murga (Argentina)

2. Tal fue el impacto del documento como objeto físico en las Indias Occidentales en el siglo XV y siguientes, hasta tiempos muy recientes en el siglo XX en Bolivia, que se desarrolló una cultura legal y administrativa de culto al papel firmado y que llevara los sellos oficiales estampados, atribuyéndoles un valor por sí mismos y no por lo que representaban, de tal modo que aún el año 2002 la dirigencia campesina liderada por Felipe Quispe de la CSUTCB, se negó a admitir documentos oficiales que no llevaran impresos los membretes, arguyendo que no tendrían valor legal.

3. Orgánicamente, de conformidad con la estructura de la organización del sujeto y el orden original de producción de los documentos o, lo que es lo mismo, de acuerdo con el orden natural del desenvolvimiento de sus actividades.

4. Define las funciones, la organización, sus metodologías y procedimientos técnicos.

5. Entendiendo la institución en un sentido lato como un conjunto de valores y normas.

6. Como regulador de la producción, validación, conservación y disposición de los documentos.

7.  Principios archivísticos: Respeto a la procedencia y la estructura de los fondos de archivo, como lo formuló Natalys de Wally en 1841, como funcionario del Ministerio del Interior del Gobierno de Francia.

 

BIBLIOGRAFÍA

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