Resumen

MACHICADO MENDOZA, Fernando. Metodología para establecer un sistema de gestión documental en una organización. Rev. bibliotecol. cienc. inf. (La Paz) [online]. 2006, vol.10, n.15, pp. 67-74. ISSN 2078-533X.

Partiendo del concepto del Sistema de Gestión de la Información en una organización (SGI), el presente artículo pretende delinear una metodología para establecer un Sistema de Gestión Documental (SGD) para ser desarrollado en una entidad. Se toma como base la formulación de cinco fases o etapas que deben ser considerados en dicha formulación, primero el desarrollo de un plan global que exprese la inclusión del SGD dentro del SGI, dicho plan debe contemplar aspectos de objetivos, metas, misión y visión de la organización, el cual además contemple varios elementos de desarrollo. La segunda fase debe incluir estudio de la viabilidad, el alcance, los procesos internos de la entidad y los estudios de costo beneficio. La tercera fase, debe contemplar el diseño del SGD con identificación de necesidades, definición de documentos a gestionarse, y la construcción de un lenguaje documental para la recuperación, además de las alternativas tecnológicas a tomarse en cuenta. La cuarta fase involucra a la implantación del SGD; y la quinta fase incluye el control y mantenimiento del SGD. Finalmente se establecen como conclusiones, que se debe optimizar esta metodología tomando en cuenta el ciclo vital de los documentos dentro la organización; la consolidación del control de calidad en todas sus etapas y los cambios en las nuevas tecnologías de la información.

Palabras llave : SISTEMAS DE INFORMACIÓN; GESTIÓN DOCUMENTAL; SISTEMAS DE DOCUMENTACIÓN; GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN; SISTEMAS DE INFORMACIÓN ORGANIZACIONAL.